「結局、何が言いたいんだ！」
また、上司に怒られた。
今回が初めてではない。
いつも上司に同じことを言われる。
私はミスをしてしまい、そのことを上司に報告に来ていた。
ミスの内容を理解してもらおうと、上司に一所懸命説明をしていた。
それなのに、上司は私の話を最後まで聞かないで話を遮ったのだ。
そして「結局、何が言いたいんだ」と言ってきた。
「なんで、最後まで話を聞いてもらえないのだろう」
最後まで話を聞いてくれてもなお、話が理解できないなら仕方がない。
でも実際は、話を最後まできいてもらってさえいない。
この状態で怒られても納得がいかない。
だから自然と怒りの矛先は、上司に向いていった。
話を聞いてくれない上司が悪いんだ。
話を理解しようとしない上司が悪いんだ。
こんな風に考えていた。
当時の私は、原因が自分にあるとは考えもしなかった。
そんな私のことを、上司はわかってくれていたのだろう。
このあと上司は、私のために3つの質問をしてくれた。
この3つの質問に答えることで、上司が報告する時に、
どのように考えているかを体感することができた。
そして、この体験が私の報告のやり方を大きく変えた。
最初の質問で明らかにすること
「まずは、何が起こっているか事実を話してくれ」
これが上司の最初の質問だった。
事実だけを答えることを考えたことが無かったので、私は戸惑った。
「目で見たことを正確に答えてくれればいいんだよ」
すかさず、上司が助け舟を出してくれる。
上司のおかげで、事実とはどういうものかが、なんとなくわかった。
しかし、事実だけを話していくと、それほど事実が出てこない。
5分もたたないうちに話し終わってしまった。
今までの報告と比べると極端に時間が短い。
この短い時間で上司に伝わったか不安だった。
「伝わっていますか？」
私は、恐る恐る上司に目で合図を送った。
「なるほど、状況はわかった！」
そう上司は答えた。
こんなに短い時間なのに、上司に伝わっていることに驚いた。
こんなことは、今までなかった。
私の中で、何かが変わり始めていた。
自分の間違えに気づいた2つ目の質問
「それについて、どうかんがえているんだ？」
事実を話し終えると、上司から次の質問が来た。
この質問を聞いた時に、私はハッとした。
私がいつも話しているのは、この部分ではないかと思ったからだ。
実際に私の考えを話してみて、それは確信に変わった。
そうだ、私がいつも上司に報告していた内容だ。
この部分は、私の得意分野だ。
次から次に話が出てくる。
1つだけいつもと違うことがあった。
上司が途中で話を遮らずに最後まで聞いてくれたのだ。
全部話し終わると、それだけで上司に認められた感じがして嬉しかった。
今までは、当時の状況（事実）を伝えないで、自分の考えばかりを話していた。
状況が分からない中、私の考えばかりを話されても、
上司は何を言っているのか理解できないだろう。
5分ほど事実を話すことで、これだけ人に伝わるようになることに驚いた。
それと同時に、今まで話を遮られてきたのは私が悪かったことに、
気がついた瞬間でもあった。
「じゃあ、どうするんだ？」
上司は、最後の質問を私にした。
私は上司に「私はこうしたい」と自分の素直な思いを伝えた。
すると上司は「思うようにやってみなさい」と答えた。
私はとても嬉しかった。
私の提案が認められたからだ。
思い返せば私は報告をする時、自分の思いをこんなに堂々と話せたことは無かった。
そんな私が、今回は上司から提案を認められたのだ。
提案が認められたのは、話す内容を変えたわけではない。
では、何が変わったのかと言うと、話す順番が変わっただけだった。
それだけで、報告が上司に伝わるようになったのだ。
人に伝わるために大切なこと
このように伝わる報告をするには、順番が大切になる。
「起承転結」
「序論、本論、結論」
「序破急」
など、学校でも人に伝わる型を学んできた。
なぜならば、どんなにすばらしい内容でも、人に伝わる型を使っていないと伝わらないからだ。
伝える内容よりも、伝える順番が大切なのだ。
「事実、考え、行動」で話すと、
相手はこちらの思い浮かべている場面を想像出来るようになる。
「事実、考え、行動」で話すと、
相手はこちらの思い浮かべている場面を想像出来実に基づいた説得力のある報告書になる。
能力は必要ありません。
ただ型に当てはめて考えればいいだけです。
型に当てはめるだけで、能力は上がっていないのに、
他人からは能力が上がったように見えるようになります。
