「1時間の予定が、時間が余ってビックリです!」
大手企業に勤める鈴木さんは興奮していた。
自分のチームの会議である事を試したら、すぐに結果が出たからだ。
時間内に終わらない。
脱線ばかりしている。
結論が出ない。
鈴木さんもチームのメンバーも、会議とはこういうものだと思っていた。
だから、会議の進め方に何の疑問も感じていなかった。
「やり方を変えるだけで、もっと結果が出せるのに……」
鈴木さんほどの実力があれば、もっと会議で結果を出せるはずだった。
そこで、ビジネス上手な人は知っている会議の進め方を伝えることにした。
資料を配布するタイミングが大事!
「会議中に資料の読み合わせをする必要はあるのか?」
こんな疑問を感じたことは無いだろうか?
個人的には、読み合わせをする時間は無駄だと思っている。
なぜなら、大抵のことは書いている内容を読めばわかるからだ。
では、なんで読み合わせをするのだろうか?
それは資料を当日配るからだ。
では、ビジネス上手の人は、どのタイミングで資料を配るのだろうか?
実は、ビジネス上手な人は資料を当日配らない。
いつ配るかと言うと、事前に配っている。
なぜなら、事前に資料に目を通し、内容について考えてきて欲しいからだ。
資料が当日配られて議論をする会議と、事前に配られ、
内容について考えられた状態で議論する会議では、どちらの会議で結果が出るか?
事前に配られた方が、良い結果が出るだろう。
1日~2日、資料を早く配るだけで、会議の結果は大きく変わるのだ。
そのゴールで大丈夫ですか?
会議のゴールは、正確に決めておこう!
なぜなら、正確に決めておかないと話がまとまらないからだ。
例えば「残業削減」について、話し合うとする。
Aさんは「人手不足」について、考えてくるかもしれない。
Bさんは「仕事効率」について、考えてくるかもしれない。
Cさんは「削減時間目標」について、考えてくるかもしれない。
残業削減と言う1つのテーマで話し合う場合でも、
これだけ人によって考える内容は変わってくる。
もし人数が、5人、10人と増えていったらどうなるだろうか?
3人でもこれだけ違うのだから、
人数が増えるとさらに大きく違ってくるだろう。
これでは、まとまる話もまとまらなくなってしまう。
だからこそ、会議に参加するメンバーには、
どんなゴールに向けて話し合いをするのか細かく伝えておく必要がある。
これをするだけで、会議の時間は大幅に短縮できるのだ。
時間の使い方を変える
「もう1時間も話しているのに、何も決まってない」
こんな経験はありませんか?
議論が予想以上に盛り上がったのかもしれない。
色々なアイデアが出てきたのかもしれない。
急ぎの要件を話していたのかもしれない。
しかし、せっかくよい議論をしても、結論が出なければ意味がない。
会議で結論を出すために必要なのは、時間を決めておくことだ。
ここでいう「時間を決める」と言うことは、どういうことなのでしょうか?
例えば、こんな風に時間を決めて会議を進めていく。
・現状について 15分
・問題について 15分
・解決策について 15分
・結論について 15分
一度決めた時間は、必ず守らなくてはならない。
なぜなら、延長を認めてしまうときりがないからだ。
だから、話し合いが盛り上がっていても、話途中の人がいたとしても、
時間が来たら話を打ち切って、次に進まなくてはならない。
そして参加者は、会議が時間通りに終わるように、
全員が集中して議論をしなくてはならない。
このように時間で区切ると、余計な話が少なくなり、話し合いが早く終わるようになる。
会議は事前準備できまる!
結果の出る会議の進め方を見ていて思うのは、「会議は事前準備で決まる」ということだ。
会議の良し悪しは、会議の内容ではなくて、どれだけ周到に準備をしたかで決まってくる。
1日、2日、早く準備するだけの話だ。
それだけで、今までの2倍、いや3倍の結果を出せるようになります。