「1発でOKがもらえるようになりました！」
営業の佐藤さんが報告してくれました。
資料作成が苦手な佐藤さん。
最低3回は資料のやり直しをさせられるのが日課でした。
「ここが駄目だ！」
「ここは分かりにくい！」
「もっとシンプルに！」
指摘を受ければ受けるほど、佐藤さんの自信は無くなっていきました。
そして「自分には資料作成の才能がないんだ」と思うように。
そんな状態だった佐藤さんが、1発でOKをもらえるようになった。
しかも、1回だけのまぐれではなく、続けて1発OKをもらっている。
佐藤さんがやったことは、たった3つだけ。
この3つをやることで、資料作成の質とスピードが格段に上がった。
資料作成が変わる3つのこととは、どんなことなのでしょうか？
パソコンを開くな！
「良い資料が作りたければ、パソコンを開くな！」
外資系コンサルタント出身の私の師匠の話です。
それを初めて聞いた時、「えっ」と思った。
パソコンで作らないなら、どうやって資料を作るのかと思ったからだ。
そんな私の気持ちを察してくれたのか、
「まずは紙に書いて」
と、師匠は続きを話してくれた。
実は、知的生産を仕事にしている外資系コンサルタントは、
資料作成はパソコンではなくて、紙に書いて考えている。
なぜなら外資系コンサルタント達は、パソコンを使って考えることが、
とても高度なことだと知っているからだ。
逆に、一般人の私たちの方が資料作成をする時に
、すぐにパソコンに向かう人が多い。
なぜかというと、いきなりパソコンで資料作成をすることが、
いかに難しいかと言うことを教えてもらっていないからだ。
では、なぜ紙に書いて考えるのか？
最大の理由は、自由に考えることが出来るからだ。
文字の大きさであったり、色であったり、図を書く場所であったり、
自分の思い通りに書くことが出来る。
また、訂正をする時は二重線を引くだけ。
二重線を引いて訂正することの良さは、消された部分も残ることだ。
この消された部分が、あとで重要な意味をもつこともよくある。
それに対して、パソコンは不自由だ。
自分が配置したいところに、上手に配置が出来なかったりする。
微妙な大きさの調整が出来なかったりする。
内容よりも、そのほかの事に気を使ってしまう。
さらに、間違えた部分は消してしまうので残らない。
後で見直そうと思っても、見直すことが出来ない。
だから、外資系コンサルタントは、紙で考えるのだ。
パソコンから紙に変えて考えるだけで、効率は2倍も3倍もアップする。
ポイントは一気に書き上げる
「1時間が経つのに、1行しか進んでいない」
そんな経験はありませんか？
「こんな内容で」
「こんな感じで」
「こんな思いを伝えたい」
頭の中では素晴らしい資料が出来あがっているのに、文字に出来ない。
その原因は、一言で言うと考えすぎだ。
誰でも一回で、完ぺきな文章を書くことは出来ない。
だから、私たちも最後まで一気に書いてみることが大切だ。
語尾が変であっても大丈夫！
内容が変でも大丈夫！
全体構造が整っていなくても大丈夫！
なぜなら、あとで見直しをするから。
文章のプロでさえ、一回で完璧な文章は書けない。
何度も、何度も見直しをして、1つの文章を作っていく。
プロでさえ見直しすることを前提として文章を書いているのだから
、一般の私たちはなおさらだ。
「一気に書いて、何度も見直す」
この癖がついてくると、資料のレベルは上がり、何よりも作成時間の短縮になる。
資料作成は見直しが命
資料作成で、一番大切なのは見直しかもしれない。
そして見直しをする際は、パソコンではなくて、
必ず紙にプリントアウトしたもの使う。
まず、プリントアウトすることで、全体を見渡すことが出来るようになる。
パソコンで見直しをすると、スクールしなくてはならない。
全体が一度に見えなので、全体構造が掴みにくい。
部分を見るには良いのだが、全体を見るのには適していない。
また、紙にプリントアウトすることで、資料を客観的に見ることが出来る。
書いたら2～3日後に見直すといいと言われている。
なぜならば、書いている時の感情が抜けて、客観的に見ることが出来るからだ。
資料をプリントアウトすると、同じような効果が得られる。
資料を客観的に見られるようになる。
資料を客観的に見ることで、
誤字脱字
表現の仕方
全体構造
など、直さなくてはいけない場所に気がつくことが出来る。
見直しをする時に、紙にプリントアウトをするだけで、効果が大きく変わっていく。
資料作成は「紙」を使え
資料作成のポイントは、「パソコン」と「紙」をバランスよく使うことだ。
パソコンには、パソコンの良いところがある。
紙には、紙の良いところがある。
パソコンと紙の良いところを組み合わせて資料を作成することで、
短い時間で質の高い資料を作ることが出来るようになる。
